Số: 02/2013/TT-BNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 25 tháng 6 năm 2013

Hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao,

hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ

về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi là Nghị định số 136);

Căn cứ Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính

phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP (sau đây gọi

là Nghị định số 65);

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao,

Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao,

hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn về thẩm quyền, đối tượng và thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi,

bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Nghị định số 136

và Nghị định số 65; cấp công hàm đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

cấp thị thực cho công dân Việt Nam.

Điều 2. Cơ quan có thẩm quyền cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu

ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm

1. Cơ quan cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu

công vụ và cấp công hàm ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi chung là Cơ quan cấp hộ

chiếu ở trong nước).

2. Cơ quan cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công

vụ và cấp công hàm ở nước ngoài bao gồm các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan

đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của

Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện).

Điều 3. Thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp theo quy định tại khoản 12

Điều 6 và khoản 5 Điều 7 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 4

Điều 1 Nghị định số 65 có giá trị ít nhất 01 năm kể từ ngày cấp và có thể được gia

hạn một lần với thời gian gia hạn không quá thời hạn ban đầu của hộ chiếu đó và

không quá 03 năm.

2. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp cho con dưới 18 tuổi theo quy

định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ

sung theo khoản 4 Điều 1 Nghị định số 65 có giá trị ít nhất 01 năm kể từ ngày cấp

cho đến khi người con đó đủ 18 tuổi và không quá 05 năm.

Điều 4. Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức ra nước ngoài

1. Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên

nghiệp đi nước ngoài (sau đây gọi là văn bản cử đi nước ngoài) phải có đầy đủ nội

dung theo mẫu 03/XNC ban hành kèm theo Thông tư này và phải được người có

thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký trực tiếp, đóng dấu của cơ quan.

2. Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng

dấu giáp lai giữa các trang. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có

thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan vào điểm sửa đổi, bổ sung.

Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ra văn bản mới.

3. Đối với thành viên chính thức, tùy tùng các đoàn của Tổng Bí thư, Thường

trực Ban Bí thư, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Chủ tịch nước,

Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính

phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ thì văn bản cử đi nước ngoài là công văn thông báo

danh sách đoàn của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước,

Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ.

4. Đối với người thuộc diện quản lý của Ban Chấp hành Trung ương Đảng,

người đứng đầu Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các hội văn

học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam, Liên minh

hợp tác xã Việt Nam và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam thì văn bản

cử đi nước ngoài là công văn của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng

Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội hoặc Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến

đồng ý cho đi nước ngoài của cấp có thẩm quyền.

5. Đối với vợ, chồng đi theo hành trình công tác thì sử dụng văn bản cử đi

nước ngoài của những người thuộc diện quy định từ khoản 1 đến khoản 8 Điều 6

Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 3 Điều 1 Nghị định số 65,

trong đó ghi rõ người này được mang vợ, chồng đi theo hành trình công tác. Quy định

này cũng áp dụng đối với vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo phóng

viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

6. Đối với vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan

đại diện thì văn bản cử đi nước ngoài là văn bản đồng ý của Vụ Tổ chức Cán bộ

Bộ Ngoại giao. Trường hợp vợ, chồng là cán bộ, công chức, viên chức thì Vụ Tổ chức

Cán bộ Bộ Ngoại giao giải quyết trên cơ sở công văn cho phép đi nước ngoài của

Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự.

Điều 5. Văn bản ủy quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức đi nước ngoài

1. Việc ủy quyền cho đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phép cán bộ,

công chức đi nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số 136 được

sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định số 65 phải được lập thành văn bản

theo mẫu 05/XNC ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Văn bản ủy quyền phải do người đứng đầu các ban trực thuộc Trung ương

Đảng; Bí thư tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương; Thủ trưởng các Bộ, cơ quan

ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức sự nghiệp công lập do Chính

phủ thành lập; Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân

dân tối cao; Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan.

Điều 6. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh

1. Các cơ quan có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan,

quân nhân chuyên nghiệp ra nước ngoài và cơ quan được ủy quyền theo quy định

tại khoản 2 Điều 32 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1

Nghị định số 65 phải giới thiệu trước bằng văn bản cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở

trong nước về mẫu con dấu của cơ quan, mẫu chữ ký và chức danh của người có

thẩm quyền theo mẫu 04/XNC ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh phải được người

có thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan.

Điều 7. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công

hàm xin thị thực

1. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị

thực theo mẫu 01/XNC có thể khai trên bản in sẵn hoặc khai trực tuyến trên Cổng

thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn, sau đó

in ra, ký và xác nhận theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị

thực phải được điền đầy đủ các nội dung trong Tờ khai, do người đề nghị ký trực

tiếp và có xác nhận của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự và đóng dấu

giáp lai ảnh.

Đối với vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới 18 tuổi

đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, phóng viên thông tấn và báo chí nhà

nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế của cơ

quan, tổ chức nào thì Tờ khai phải có xác nhận của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản

lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài.

Đối với người đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà có hộ

chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi về Cơ quan,

tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự so với thời điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như

không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần xác nhận của Cơ quan,

tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự. Quy định này cũng áp dụng đối với trường hợp

chỉ đề nghị cấp công hàm.

Điều 8. Chức danh trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan đại diện ghi chức danh

bằng tiếng Việt vào hộ chiếu ngoại giao đối với những người giữ các chức vụ quy

định từ khoản 2 đến khoản 8 Điều 6 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ sung theo

khoản 3 Điều 1 Nghị định số 65, trừ trường hợp cơ quan chủ quản đề nghị không

ghi chức danh hoặc vì lý do đối ngoại, an ninh quốc gia.

2. Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan đại diện ghi chức danh

bằng tiếng Việt và tiếng Anh vào hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của Bộ trưởng

Ngoại giao, Thứ trưởng Ngoại giao, Trợ lý Bộ trưởng Ngoại giao, cán bộ ngoại

giao đã được phong hàm ngoại giao, thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông

tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài và người đi thăm, đi

theo quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 136 được sửa

đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định số 65.

3. Người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không được tự ý ghi

chức danh trong hộ chiếu.

Điều 9. Việc nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua Cơ quan ngoại vụ địa phương

Việc nhận hồ sơ và trả kết quả đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu

ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm thông qua các Sở/Phòng/bộ phận

ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Cơ quan ngoại

vụ địa phương) theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 136 được sửa đổi,

bổ sung theo khoản 5 Điều 1 Nghị định số 65 thực hiện như sau:

1. Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi,

bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm.

2. Cơ quan ngoại vụ địa phương chuyển hồ sơ kèm theo lệ phí cho Cơ quan

cấp hộ chiếu ở trong nước. Trường hợp chuyển hồ sơ qua đường bưu điện thì thực

hiện thông qua doanh nghiệp chuyển phát nhanh được Bộ Ngoại giao chỉ định và

kèm theo cước phí bưu điện.

3. Sau khi nhận kết quả từ Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước, Cơ quan ngoại

vụ địa phương trả kết quả cho đương sự.

Điều 10. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

2. 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6cm, chụp trên nền màu sáng, mắt nhìn thẳng,

đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 01 năm, trong

đó 01 ảnh dán vào Tờ khai và 02 ảnh đính kèm.

3. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

4. 01 bản chụp Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối

với con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo (xuất trình bản chính để đối chiếu).

5. 01 bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy chứng minh của các lực

lượng vũ trang (đối với lực lượng vũ trang);

6. Hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ được cấp trong vòng 08 năm

(nếu có). Trong trường hợp mất hộ chiếu thì nộp 01 bản chính văn bản thông báo

việc mất hộ chiếu (theo mẫu 06/XNC ban hành kèm theo Thông tư này).

Điều 11. Hồ sơ đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị dưới 06 tháng;

2. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

Điều 12. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ

hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo mẫu 02/XNC (có thể khai trên bản in sẵn hoặc khai trực tuyến

trên cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn,

sau đó in ra và ký trực tiếp).

2. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị

3. 01 bản chụp giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết

(xuất trình bản chính để đối chiếu).

4. 01 bản chính văn bản giải trình của cơ quan có thẩm quyền quy định tại

khoản 1 và khoản 2 Điều 32 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9

Điều 1 Nghị định số 65 trong trường hợp đề nghị sửa đổi, bổ sung khác với hồ sơ

cấp hộ chiếu.

Điều 13. Hồ sơ đề nghị cấp công hàm xin thị thực

Người đề nghị cấp công hàm xin thị thực nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

2. Hộ chiếu còn giá trị trên 06 tháng kể từ ngày dự kiến xuất cảnh.

3. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

4. 01 bản chụp thư mời (nếu có).

Điều 14. Trình tự giải quyết

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 136

được sửa đổi, bổ sung theo khoản 5 Điều 1 Nghị định số 65 và quy định từ Điều 10

đến Điều 13 Thông tư này, cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong

nước hoặc Cơ quan ngoại vụ địa phương) cấp phiếu biên nhận (theo mẫu 07/XNC),

thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận hồ

sơ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Thời hạn xử lý:

a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan cấp hộ chiếu thì trong thời hạn

không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp hộ

chiếu ở trong nước tiến hành cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ

chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm. Nếu chỉ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu

hoặc cấp công hàm thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc;

b) Trường hợp nộp hồ sơ tại Cơ quan ngoại vụ địa phương thì trong thời hạn

không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ

địa phương phải chuyển hồ sơ cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước. Trong thời

hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong

nước tiến hành cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công

vụ hoặc/và cấp công hàm. Nếu chỉ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu hoặc cấp

công hàm thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc;

c) Trường hợp khai Tờ khai trực tuyến thì thời hạn giải quyết là 01 ngày làm

việc kể từ ngày Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với

đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc.

3. Trường hợp nộp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng

thì trước khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước làm thủ tục hủy

giá trị hộ chiếu đó. Đối với trường hợp đi thăm thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan

thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài thì Cơ quan

cấp hộ chiếu ở trong nước cấp hộ chiếu mới có ghi chức danh và không hủy hộ

chiếu cũ.

Trường hợp có văn bản thông báo việc mất hộ chiếu thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở

trong nước làm thủ tục thông báo hủy giá trị hộ chiếu cũ tới các cơ quan liên quan.

4. Trả kết quả:

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận.

Trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia

hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm

thì cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân để kiểm tra.

Điều 15. Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy

định tại khoản 12 Điều 6 và khoản 5 Điều 7 Nghị định số 136 được sửa đổi, bổ

sung theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định số 65 thì ngoài hồ sơ theo quy

định tại Điều 10 Thông tư này cần bổ sung 01 bản chính văn bản đề nghị của cơ

quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 32 được sửa đổi, bổ sung theo quy

định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định số 65, trong đó nêu rõ lý do đề nghị cấp hộ

chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

2. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ,

Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước xem xét, cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu

công vụ với thời hạn giá trị phù hợp hoặc từ chối cấp hộ chiếu.

Điều 16. Đối tượng được cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công

vụ ở nước ngoài

1. Người bị mất, bị hỏng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu

ngoại giao, hộ chiếu công vụ hết trang, hết thời hạn sử dụng trong thời gian công

tác ở nước ngoài.

2. Người đang là thành viên của Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo

chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ.

3. Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện

hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

4. Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo thành viên

Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường

trú ở nước ngoài.

5. Các trường hợp đặc biệt khác theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

Điều 17. Hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ

hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này và không cần có xác

nhận. Trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì không

cần nộp Tờ khai.

2. 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6cm, chụp trên nền màu sáng, mắt nhìn thẳng,

đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 01 năm; trong

đó 01 ảnh dán vào tờ khai, 02 ảnh đính kèm.

3. 01 bản chụp văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư

này đối với trường hợp nêu tại khoản 1, khoản 3 và khoản 4 Điều 16 Thông tư này.

4. 01 bản chụp Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao hoặc của cơ

quan quản lý cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước

ngoài về việc thay đổi chức vụ đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 16 Thông

tư này.

5. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị hỏng, hết trang hoặc hết hạn sử

dụng hoặc đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan chức năng nước sở

tại đối với trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 16 Thông tư này.

6. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã được cấp (nếu có) đối với trường

hợp nêu từ khoản 2 đến khoản 5 Điều 16 Thông tư này. Trường hợp đề nghị gia

hạn thì hộ chiếu phải còn giá trị dưới 06 tháng.

Điều 18. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công

vụ và cấp công hàm

Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp

công hàm ở nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 12 và 13 Thông tư này.

Điều 19. Trình tự giải quyết

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Điều 17 và 18 Thông tư này,

Cơ quan đại diện cấp phiếu biên nhận, thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa

đầy đủ, hợp lệ thì Cơ quan đại diện hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các

đối tượng nêu từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 16 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan

đại diện gửi chi tiết nhân thân gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính,

quốc tịch (kèm theo ảnh) của người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu cho Cục Lãnh sự

Bộ Ngoại giao, đồng gửi cơ quan cấp hộ chiếu cũ trước đây (nếu hộ chiếu đó được

cấp tại Cơ quan đại diện khác hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để xác

minh và xin ý kiến;

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu xác minh, cơ quan

cấp hộ chiếu trước đây có trách nhiệm trả lời cho Cơ quan đại diện, đồng gửi

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

Trường hợp Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao là cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao,

hộ chiếu công vụ trước đây thì trả lời xác minh phải kèm theo ý kiến về việc cấp,

gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;

c) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh,

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại

giao, hộ chiếu công vụ cho Cơ quan đại diện;

d) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của Cục Lãnh

sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện thực hiện việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại

giao, hộ chiếu công vụ hoặc có văn bản từ chối gửi cho đương sự;

đ) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự

Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những

người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp

hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và

chức danh của người được cấp hộ chiếu;

e) Cơ quan đại diện thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao danh sách

những người trình báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, đồng thời thông

báo việc hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại;

g) Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho

Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cục Cửa khẩu Bộ Tư lệnh Bộ đội biên

phòng Bộ Quốc phòng, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại

diện khác để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

3. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các

đối tượng nêu tại khoản 5 Điều 16 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan

đại diện tiến hành cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo ý kiến

của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao;

b) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự

Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những

người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp

hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và

chức danh của người được cấp hộ chiếu.

4. Đối với đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và

cấp công hàm:

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ,

Cơ quan đại diện sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp

công hàm hoặc có văn bản thông báo từ chối cho đương sự.

5. Trả kết quả:

Cơ quan đại diện trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận. Trường hợp

người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia hạn, sửa đổi,

bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm thì cần xuất

trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ thay thế để kiểm tra.

Điều 20. Hồ sơ lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ bao gồm các hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại

giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm và sổ lưu được in từ phần mềm cấp phát

hộ chiếu.

Điều 21. Chế độ bảo quản

1. Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

và cấp công hàm được đánh số thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.

2. Sổ lưu được lưu trữ vô thời hạn.

Điều 22. Ban hành các biểu mẫu

1. Ban hành kèm theo Thông tư này 07 biểu mẫu sau:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin

thị thực (mẫu 01/XNC);

- Tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

(mẫu 02/XNC);

- Văn bản về việc cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi

công tác nước ngoài (mẫu 03/XNC);

- Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của cơ quan và người có thẩm quyền

cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài

(mẫu 04/XNC);

- Văn bản ủy quyền cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp

đi công tác nước ngoài và giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của cơ quan và người

được ủy quyền (mẫu 05/XNC);

- Văn bản thông báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (mẫu 06/XNC);

- Phiếu biên nhận hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ

chiếu công vụ và cấp công hàm xin thị thực (mẫu 07/XNC).

2. Các biểu mẫu trên được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử về công tác

lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có

nhu cầu tải xuống sử dụng.

Điều 23. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2013 và thay thế Thông tư

số 02/2008/TT-BNG ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn

việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công

vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8

năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam./.